InfoPath - Elektronische Formulare
Elektronische InfoPath-Formulare sind ähnlich wie vorgedruckte Formulare auf Papier. Nutzer dieser Formulare können sie ausfüllen und weiterreichen, wie auf Papier.
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Was ist InfoPath?
InfoPath ist ein Programm von Microsoft Office zur Erstellung elektronischer Formulare. Die Formulare sind sehr einfach zu verwenden, brauchen aber Fachkenntnisse zur Einzurichtung. Technisch baut alles auf XML, was die Zusammenarbeit mit weiteren Systemen, beispielsweise einem Adressstamm, sehr einfach gestaltet. Weiteres erfahren Sie auf der Microsoft Website.
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2sic und XML
Schon bevor XML 1998 zum offiziellen Standard wurde, haben wir uns in diese flexible, vielseitige Datenstruktur verliebt. Noch vor der Milleniumswende nutzten wir es als Datenspeicher, für AJAX und setzten XML zusammen mit XSLT ein, um Webseiten aufzubereiten.
Schon früh nutzten wir XML-Checklisten, die automatisch Arbeitsschritte ein- oder ausblenden (abhängig von gesetzten Checkboxen). So wird der Benutzer durch die Arbeit geführt, während gleichzeitig alles protokolliert wird. Wir entwickelten im Jahre 2000 unsere erste Applikation dafür.
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2sic und InfoPath, Ihr Partner in der Schweiz
Als Microsoft im Februar 2003 InfoPath ankündigte, war es wie Weihnachten. InfoPath ist das am meisten unterschätzte Produkt von Microsoft.
Aus einem leidenschaftlichen Hobby wurde ein wichtiger Teil unseres Geschäftes. Einerseits gibt es kaum eine Tätigkeit bei 2sic, die nicht mit einem InfoPath-Formular geleitet oder protokolliert wird. Andererseits durften wir, durch unsere Erfahrung, InfoPath-Aufträge für renommierte Firmen ausführen.
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Elektronische Formulare (E-Forms), Menschliche Prozesse, Checklisten
- Personalwesen
- Ferienantrag & Spesenformulare
Antrag ausfüllen, von Vorgesetztem OK einholen, in Firmenkalender vermerken, usw.
- Einstellungs- und Kündigungschecklisten
Damit wirklich alles vorbereitet ist, wenn neue Mitarbeiter kommen und beispielsweise keine Schulung vergessen geht
- Mitarbeiteranlässe mit Checklisten koordinieren sowie Anmeldungen verwalten
- Checklisten zur Beurteilung von Bewerbern
- Kaufmännische Arbeiten
- Checklisten für selten ausgeführte Arbeiten, bei denen oft Details vergessen gehen
- Sitzungschecklisten inkl. Protokoll
- Technische Produktion
- Checklisten zu einfachen und komplexen Tätigkeiten
- Checklisten mit Automatismen wie eine automatische E-Mail-Mitteilung bei einem Arbeitsschritt
- Anleitungen / Handbücher
- Checklisten mit Logik, die je nach Bedarf verschiedenes ein-/ausblenden. Beispielsweise erhält ein neuer Mitarbeiter detailliertere Anleitungen
- Ersatz von Laufblättern
Der Auftraggeber (intern oder extern) definiert den Auftrag, leitet das Formular an den ersten Mitarbeiter weiter, der einen Teil der Arbeit erledigt und das Formular weiterleitet, usw.
- Qualitätssicherung & Controlling
- Checklisten zur Erstellung, Pflege und Umsetzung des QS
- Lebendiges QS-Handbuch - da die Anleitung, Checkliste und das Protokoll vereint sind, ist jede Aktualisierung sofort eim Einsatz
- Top-Mitarbeiter erstellen Checklisten für weniger qualifizierte Mitarbeiter, und multiplizieren so ihre Kompetenz
- Projektmanagement
- Projektchecklisten, mit delegierten Unterchecklisten für jede Tätigkeit (jederzeit einsehbar)
- Checklisten zur Eröffnung von Projekten, mit Schnittstelle ins ERP
- Kontrollierte Auftragssteuerung
- Verkauf
- Verkaufs- und Beratungschecklisten
- Verkauftstools, wie beispielsweise ein Empfehlungs-Tool, das anhand verschiedener Kriterien eine Empfehlung für den Kunden ausarbeitet
- Einfache Eingabemasken zur Erfassung eines Auftrags. Die Daten können vollautomatisch in einen Serienbrief eingesetzt werden (z.B. Versicherungsvertrag) und danach 1:1 ins Kundensystem übertragen werden
- Lead-Verwaltung
- CRM
- Verwaltung von Verkaufsprozessen, vom Lead zum Abschluss. Danach sind alle Daten bereits strukturiert erfasst und weiter verwendbar
- Marketing
- Checklisten zur Evaluation neuer Produkte
- Checklisten zur Einführung neuer Produkte
- Checklisten für Mailings
- Checklisten für Messen - damit Sie nächstes Mal nichts vergessen
- Knowledge Management - Wissensmanagement
- Einarbeitungs- und Schulungsprozesse
- Prozesse für Know-How-Transfer
- Dokumentationsprozesse
- Informatik / IT
- Supportchecklisten
- Auftrags-System (Ticketing-System), mit dem Sie Störungen und Anliegen kommunizieren
- Programmier-Checklisten
- Checklisten für spezifische Tätigkeiten, z.B. einen neuen Client Aufsetzen oder den SAP-Update durchführen
- Mini-Tools, die dem Mitarbeiter anhand verschiedener Inputs eine Empfehlung abgeben. Zum Beispiel, dass Mitarbeiter selbst gewisse Störungen beheben können
- Management
- Checklisten für die Jahresplanung
- Kontrollierte Due-Diligence-Prozesse zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht
- Kleine MIS-Systeme, damit Mitarbeiter (nur) einen Auszug der Geschäftsdaten erhalten
- Checklisten zur Einführung neuer Produkte
- Checklisten fürs Vertragswesen
- Bewilligungsprozesse, die je nach Kriterium von unterschiedlichen Personen bewilligt werden
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Einfacher Datenzugriff
Oft brauchen Ihre Mitarbeiter Zugang zu Daten, die in komplexen Systemen gespeichert sind. Beispiele:
- Adressdaten aus dem ERP
- Die letzten Rechnungen aus dem ERP
- Projektstatus im Auftragswesen
- Zugriff auf Messwerte von Sensoren
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Vereinfachte und massgeschneiderte Eingabemasken zu komplexen Programmen
Eingabemasken in ERPs (wie SAP, Microsoft NAV, Proffix u.A.) sind standardisiert und komplex. Mitarbeiter geben oft falsche Daten ein, weil sie Zusammenhänge nicht verstehen. Zusätzlich sind meist hohe Lizenzen zu entrichten, damit alle Mitarbeiter Kleinigkeiten eingeben können (wie Stundenrapport oder ähnliches). InfoPath kann hier beispielsweise so eingesetzt werden:
- Massgeschneiderte Eingabemasken
- Geführte Eingabemasken mit kleinen Schritten wie ein Installations-Assistent
- Eingabemasken, die situationsabhängig andere Felder deaktivieren oder ein-/ausblenden
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