Jemand aus dem Urwald wird das Konzept "Auto" nur verstehen, wenn er es fahren sieht, und nicht anhand des Motors. Genauso geht es Menschen, die InfoPath noch nicht kennen. Beispiele sind hier nützlicher als technische Spezifikationen. Hier ein paar Beispiele, wie wir und unsere Kunden InfoPath einsetzen, aufgeteilt in die Themen Checklisten, Datenbankzugriff und Eingabemasken:
Elektronische Formulare (E-Forms), Menschliche Prozesse, Checklisten
- Personalwesen
- Ferienantrag & Spesenformulare
Antrag ausfüllen, von Vorgesetztem OK einholen, in Firmenkalender vermerken, usw.
- Einstellungs- und Kündigungschecklisten
Damit wirklich alles vorbereitet ist, wenn neue Mitarbeiter kommen und beispielsweise keine Schulung vergessen geht
- Mitarbeiteranlässe koordinieren mit Checklisten, Anmeldungen verwalten
- Checklisten zur Beurteilung von Bewerbern
- Kaufmännische Arbeiten
- Checklisten für selten ausgeführte Arbeiten, bei denen oft Details vergessen gehen
- Sitzungschecklisten inkl. Protokoll
- Technische Produktion
- Checklisten zu einfachen und komplexen Tätigkeiten
- Checklisten mit Automatismen wie eine automatische E-Mail-Mitteilung bei einem Arbeitsschritt
- Anleitungen / Handbücher
- Checklisten mit Logik, die je nach bedarf verschiedenes ein-/ausblenden. Beispielsweise erhält ein neuer Mitarbeiter einen höheren Detailgrad.
- Ersatz von Laufblättern
Der Auftraggeber (intern oder extern) definiert den Auftrag, leitet das Formular an den ersten Mitarbeiter weiter, der einen Teil der Arbeit erledigt und das Formular weiterleitet, usw.
- Qualitätssicherung & Controlling
- Checklisten zu Erstellung, Pflege und Umsetzung des QS
- Lebendiges QS-Handbuch - da die Anleitung, Checkliste und das Protokoll vereint sind, ist jede Aktualisierung sofort eim Einsatz
- Top-Mitarbeiter erstellen Checklisten für weniger qualifizierte Mitarbeiter, und multiplizieren so ihre Kompetenz
- Projektmanagement
- Projektchecklisten, mit delegierten Unterchecklisten für jede Tätigkeit (jederzeit einsehbar)
- Checklisten zur Eröffnung von Projekten, mit Schnittstelle ins ERP
- Kontrollierte Auftragssteuerung
- Verkauf
- Verkaufs- und Beratungschecklisten
- Verkauftstools, wie beispielsweise ein Empfehlungs-Tool, das anhand verschiedener Kriterien eine Empfehlung für den Kunden ausarbeitet
- Einfache Eingabemasken zur Erfassung eines Auftrags. Die Daten können vollautomatisch in einen Serienbrief eingesetzt werden (z.B. Versicherungsvertrag) und danach 1:1 ins Kundensystem übertragen werden
- Lead-Verwaltung
- CRM
- Verkaufsprozesse verwalten, vom Lead zum Abschluss. Danach sind alle Daten bereits strukturiert erfasst und weiter verwendbar
- Marketing
- Checklisten zur Evaluation neuer Produkte
- Checklisten zur Einführung neuer Produkte
- Checklisten für Mailings
- Checklisten für Messen - damit Sie nächstes Mal nicht wieder vergessen zu ... (jeder, der Messen geplant hat, hat schon vieles vergessen)
- Knowledge Management - Wissensmanagement
- Einarbeitungsprozesse und Schulungsprozesse
- Prozesse für Know-How-Transfer
- Dokumentationsprozesse
- Informatik / IT
- Supportchecklisten
- Auftrags-System (Ticketing-System), mit dem Sie Störungen und Anliegen kommunizieren
- Programmier-Checklisten
- Checklisten für spezifische Tätigkeiten, z.B. neuen Client Aufsetzen oder SAP-Update
- Mini-Tools, die dem Mitarbeiter anhand verschiedener Inputs eine Empfehlung abgeben. Beispielsweise damit Mitarbeiter selbst gewisse Störungen beheben können
- Management
- Checklisten für die Jahresplanung
- Kontrollierte Due-Diligence-Prozesse zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht
- Kleine MIS-Systeme, damit Mitarbeiter einen Auszug der Geschäftsdaten erhalten
- Checklisten zur Einführung neuer Produkte
- Checklisten fürs Vertragswesen
- Bewilligungsprozesse, die je nach Kriterium von unterschiedlichen Personen bewilligt werden
Einfacher Datenzugriff
Oft brauchen Ihre Mitarbeiter Zugang zu Daten, die in komplexen Systemen gespeichert sind. Beispiele:
- Adressdaten aus dem ERP
- Die letzten Rechnungen aus dem ERP
- Projektstatus im Auftragswesen
- Zugriff auf Messwerte von Sensoren
Vereinfachte und Massgeschneiderte Eingabemasken zu komplexen Programmen
Eingabemasken in ERP (wie SAP, Microsoft Navision, Proffix u.A.) standardisiert. Mitarbeiter, die Zusammenhänge nicht verstehen, geben oft falsche Daten ein. Zusätzlich sind meist hohe Lizenzen zu entrichten, damit alle Mitarbeiter Kleinigkeiten eingeben können (wie Stundenrapport oder ähnlich). InfoPath kann hier beispielsweise so eingesetzt werden:
- Massgeschneiderte Eingabemasken
- Geführte Eingabemasken (wie ein Assistent, mit Schritt 1, 2, 3, ...)
- Eingabemasken, die situationsabhängig andere Felder deaktivieren oder ein-/ausblenden