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Martina Meichtry Erfolgsgeschichten2reserve online Buchungssystem Erfolgsstory refBern – Raumreservationssystem mit Infoscreen-Anbindung

Erfolgsstory refBern – Raumreservationssystem mit Infoscreen-Anbindung

Evangelisch-reformierte Gesamtkirchgemeinde Bern

Die evangelisch-reformierte Gesamtkirchgemeinde Bern (GKGBE) zählt 12 Kirchgemeinden, die über insgesamt 40 Liegenschaften verfügen. Die Kirchgemeinden bieten neben Sozialdiensten auch Räume zum Wohle des Gemeinwesens und für die Öffentlichkeit zur Verfügung.

Kunde: Ev.-ref. Gesamtkirchgemeinde Bern

Services

  • Beratung
  • Entwicklung
  • Schnittstelle zu Buchhaltungslösung und Infoscreens
  • Training & Support

Ausgangslage

Die 12 Kirchgemeinden vermieten rund 180 Räume mit ca. 200 Artikeln an Eventzubehör zur öffentlichen und privaten Nutzung. Zur zentralen Verwaltung der Mieträume sowie zur Besucherinformation an den Standorten, wurde eine einfach zu bedienende Lösung gesucht. Wichtig dabei, die automatisierte Live-Anzeige der Events auf Infoscreens in den Kirchen. Mit 2sic als Integrationspartner und Hersteller von 2reserve wurde das individuell auf die Bedürfnisse abgestimmte Reservationssystem umgesetzt.

Einige Funktionen und Highlights des Buchungssystem

  • Verwaltung von rund 180 Mieträumen durch 195 Benutzer:innen
  • Suchmaske filterbar nach Raumgrösse, Anzahl Sitzplätze uvm.
  • Google Maps Integration zur Auffindbarkeit der Standorte
  • Schnittstelle zur Buchhaltungslösung für die Abrechnung
  • Infoscreen-Lösung für 7 Kirchgemeinden

Umfangreiches Raumangebot verlangt nach umfangreicher Lösung

Als die GKGBE auf das Reservationssystem 2reserve wechselte, wurden alle bestehenden Daten zu den Räumen und Reservierungen durch 2sic ins System übernommen. So konnten über 180 Räume plus Zubehör wie Beamer, Flipchart, Orgel usw. mit geringem Aufwand innert kurzer Zeit zur Reservation aufgeschaltet werden. Zur Benutzerverwaltung wurden über 30 Benutzergruppen nach Standorten und Benutzerrechten erstellt. Mittlerweile verwalten 195 Mitarbeitende der Kirchgemeinden eingehende Reservationen im Handumdrehen. Für eine effiziente Abrechnung der Mieträume, setzte 2sic eine Schnittstelle zur Buchhaltungslösung um.

2reserve-Raumreservationssystem-Suchmaske

Suchmaske mit Google Maps Integration

Aufgrund des vielfältigen Angebots an mietbaren Räumen, wurde zusätzlich eine Suchmaske programmiert. Dies erlaubt Interessenten die Filterung nach Kriterien wie Verfügbarkeit, ÖV-Anbindung, Raumgrösse, Verpflegungsmöglichkeit und weitere. Die Google Maps Integration hilft zur örtlichen Orientierung der Standorte. Direkt aus der Karte oder aus der tabellarischen Ansicht, können Personen die gewünschten Räume buchen. In der sich öffnenden Kalenderansicht sind die verfügbaren sowie die bereits gebuchten Zeiten ersichtlich. Nach erfolgreicher Buchung wird der zuständige Mitarbeitende automatisch über die Reservation benachrichtigt und kann diese weiterverarbeiten.

2reserve-Raumreservationssystem-Google-Maps

Infoscreen zur Orientierung der Besucher

Um an 7 Standorten die Reservierungen abzubilden, wurde per Schnittstelle eine Infoscreen-Lösung umgesetzt. Diese zeigt aus 2reserve automatisch die Reservierungen auf einem Bildschirm an. Eine manuelle Erfassung der Reservierungen ist nicht mehr nötig. Zudem haben die Kirchgemeinden die Möglichkeit, Bildergalerien und Infotexte einzublenden, um Besucher über die Events zu informieren.

2reserve-Raumreservation-Infoscreens

Ergebnis

Aus einer vielschichtigen Verwaltung von 12 Kirchgemeinden entstand mit 2reserve eine individuelle Raumreservations-Lösung, die zentral und einfach verwaltet werden kann. Die Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware sowie zu den Infoscreens bieten zusätzlichen Komfort im gesamten Buchungsprozess. Wir bedanken uns beim Kunden für das tolle Projekt und das Vertrauen!

Mehr zum Reservationssystem unter: www.2reserve.ch

Regina Kohler
Regina Kohler

Web Designer / Kundenbetreuerin 2reserve

Langäulistrasse 62
9470 Buchs SG, Schweiz

Telefon +41 81 750 67 81
regina.kohler@2sic.com

 

Martina Meichtry

Meine Passion liegt im Wallis und im Marketing. Als Marketing-Allrounderin mit grafischer Grundausbildung und diversen Weiterbildungen, freue ich mich darauf, dich bei deinen Marketingaktivitäten zu unterstützen.

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