Stiftung Lernstatt Känguruh
Die Lernstatt Känguruh engagiert sich seit 1994 für eine qualifizierte Berufsausbildung von Jugendlichen unter wirtschaftsnahen Bedingungen. Die Stiftung begleitet junge Menschen in und um Chur in verschiedene Wohnformen und Ausbildungsstätten.
Unternehmen
Lernstatt Känguruh
Branche
privatrechtliche Stiftung
Website
lernstatt.org
Ausgangslage
Noch bis vor ein paar Jahren führte die Stiftung einzelne Excel-Listen mit vertraulichen Daten zu den betreuten Jugendlichen. Ihr Informations- und Dokumentenmanagement war dezentral organisiert. Das bedeutet, die Mitarbeitenden im Ausbildungs-Bereich konnten nicht auf die Informationen vom Wohnbereich zugreifen. Dies war mit viel Aufwand und doppelter Datenerfassung verbunden. 2sic als ihr IT-Partner setzte eine vollumfängliche SharePoint-Lösung um, die das Datenhandling enorm erleichtert und die internen Prozesse vereinfacht hat.
SharePoint Services
- Beratung
- Projektmanagement
- Development
- Schulung & Support
Highlights der SharePoint-Lösung
1
Zentrale Verwaltung aller Informationen und Dokumente
2
Dokumenten-Generator inkl. automatischem Ausfüllen der Felder
3
SharePoint online mit OneDrive Synchronisation zum offline Arbeiten
Herausforderung & Lösung
Case Management in SharePoint vollständig abgebildet
Bei der Lernstatt Känguruh sammeln sich von der Aufnahme eines Lernenden über die tägliche Betreuung bis zum Abschluss der Ausbildung sensible Daten an. Darunter sind Stammdaten wie Kostengutsprache, Medikamente und Verlaufsjournale gemeint. Neu basieren alle Daten auf SharePoint Listen und werden zentral verwaltet. Diese sind mit dem jeweiligen Lernenden und dem Betreuenden verknüpft. Dank intuitivem Aufbau und moderner Oberfläche mit filterbaren Listen, nimmt die Suche von Informationen und Pflege der Dokumente deutlich weniger Zeit in Anspruch.
Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
Die Lösung wurde mit SharePoint online umgesetzt, die bei Microsoft Schweiz gehostet wird. Über eine Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) melden sich die Mitarbeitenden der Stiftung an. Die Lese- und Schreibrechte werden mittels Berechtigungen in SharePoint gesteuert. So ist sichergestellt, dass alle Beteiligten auf die entsprechenden Daten zugreifen können. Alle Änderungen an Dokumenten sind nachvollziehbar. Dank der standardmässigen Versionierung von SharePoint, können vorherige Dokumentversionen wiederhergestellt werden. Bei Lernstatt Känguruh aktuell noch nicht umgesetzt, bietet sich ein Cloud Backup für die zusätzliche Datensicherung an.
Briefe erstellen leicht gemacht
Mitarbeitende der Lernstatt sind oft mit dem Erstellen verschiedener Briefe beschäftigt und mussten dabei alle Angaben zum Lernenden (AHV/IV Nummer, Kostengutsprache Nummer etc.) suchen und manuell im Word eingeben. 2sic setzte einen Dokumenten-Generator innerhalb von SharePoint um. Der Betreuer muss nur den gewünschten Brief für den Lernenden auswählen und die relevanten Daten werden automatisch mit allen Informationen zum Lernenden ausgefüllt. Es entfällt das manuelle Abfüllen von bereits digital vorhandenen Informationen. Gleichzeitig wird im Hintergrund der Dateiname des Briefes gesetzt und das Dokument am richtigen Ort abgelegt. Dies bietet eine klare Struktur dank vordefinierter Dateinamen. Zudem werden Dokumente nicht mehr versehentlich in den falschen Ordner abgelegt.
Ergebnis
Die SharePoint-Lösung für die Lernstatt Känguruh verknüpft alle Daten und stellt sie zentral und sicher allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Auch von unterwegs können auf Informationen und Dokumente zugegriffen werden. Dank OneDrive kann auch offline gearbeitet werden und sobald Internetzugriff besteht, werden die Änderungen synchronisiert. So ist eine prozessoptimierte Anwendung entstanden, die die Bedürfnisse der Stiftung abdeckt. Die Mitarbeitenden können sich nun noch besser auf die Jugendlichen fokussieren, anstatt unnötige Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.