Du willst in deinem Unternehmen oder deiner Organisation ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) digital abbilden – am besten revisionssicher, benutzerfreundlich und ohne zusätzliche Insellösungen? Dann fragst du dich vielleicht: Geht das auch mit SharePoint? Die kurze Antwort: Ja – und zwar ziemlich gut.
Die bessere Frage ist: Wie setze ich SharePoint so ein, dass es nicht nur technisch funktioniert, sondern auch wirklich gelebt wird?
Warum so viele QMS-Systeme scheitern – und was du besser machen kannst
In der Praxis scheitern viele QMS-Systeme nicht an der Technik, sondern an der Komplexität.
- Zu viele Tools, zu komplizierte Abläufe, zu wenig Akzeptanz.
- Mitarbeitende finden nichts (Schwachstelle Ordnerstruktur)
- Dokumente liegen doppelt oder veraltet herum
- niemand weiss, wer was wann freigegeben hat
Die Folge: Prozesse laufen vorbei am System – und das QMS erfüllt nur auf dem Papier die Norm.
Mit SharePoint kannst du das anders lösen – pragmatisch, nachvollziehbar und im besten Fall sogar ohne neue Software einzuführen.
Was SharePoint als QMS-Plattform leisten kann
SharePoint bringt viele Funktionen mit, die du für ein digitales QMS brauchst – und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, wenn du Microsoft 365 bereits im Einsatz hast:
- Dokumentenmanagement mit Versionierung, Freigabe und Historie
- Zugriffsrechte für unterschiedliche Rollen (z. B. Lese-/Schreib-/Freigaberechte)
- Workflows, z. B. für Genehmigungen, Reviews oder Änderungsanträge
- Benutzerführung über klar strukturierte Seiten & Navigation
- Automatisierungen mit Power Automate (z. B. Erinnerungen an Abläufe)
Und das Beste: Du integrierst dein QMS in eine Umgebung, die deine Nutzerinnen und Nutzer bereits kennen – Teams, Outlook, OneDrive & Co.
Unverbindliche Beratung
Wenn du möchtest, zeigen wir dir gerne in 15 - 30 Minuten, wie ein QMS mit SharePoint in deiner Organisation aussehen könnte. Unverbindlich. Klar. Und mit dem Ziel, dass dein System nicht nur steht – sondern auch lebt.
So sieht ein digitales QMS mit SharePoint konkret aus
Stell dir dein QMS so vor:
- Startseite: Übersicht zu verantwortlichen Personen, Prozessen, Dokumenten & Aufgaben
- Strukturierte Bibliotheken: z. B. nach Normen (ISO 9001), Abteilungen oder Prozessgruppen
- Lenkung & Freigabeprozesse: Automatisch gesteuert über Power Automate
- Schulungsnachweise & Lesebestätigungen: Dokumentiert, revisionssicher und filterbar
- Änderungsanträge: Per Online-Formular direkt im System einreichen und nachvollziehen
Das alles kannst du mit SharePoint umsetzen – ohne, dass du dafür eine Speziallösung einführen musst.
Checkliste: Ist dein QMS bereit für den digitalen Alltag?
Hier ein paar Fragen, mit denen du euer aktuelles System auf den Prüfstand stellen kannst:
- Struktur & Auffindbarkeit: Finden Nutzer die richtigen Inhalte auf Anhieb?
- Verantwortlichkeiten: Sind Zuständigkeiten klar dokumentiert?
- Dokumentenlenkung: Gibt es nachvollziehbare Freigabeprozesse?
- Versionierung: Siehst du jederzeit, was aktuell ist – und was war?
- Zugriff & Rechte: Wer darf lesen, wer darf ändern, wer gibt frei?
- Schulungsnachweise: Sind Schulungen oder Lesebestätigungen dokumentiert?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das System selbsterklärend für neue Nutzer?
Wenn du hier öfter „Nein“ oder „Weiss nicht“ antwortest, könnte SharePoint der richtige nächste Schritt sein.
Unsere Rolle – so unterstützen wir dich beim Aufbau deines SharePoint-QMS
Ein funktionierendes Qualitätsmanagement lebt nicht von Software – sondern von Struktur. Wir helfen dir dabei, SharePoint gezielt als Plattform für dein QMS zu nutzen:
- Aufbau einer verständlichen, struktrurierter Ablage
- Umsetzung von Workflows und Freigabeprozessen
- Benutzeroberflächen im Look deiner Organisation
- Einführung & Schulung für dein Team
Wir denken das System so, dass es von Anfang an akzeptiert und genutzt wird – nicht nur von QM-Verantwortlichen, sondern von allen, die es betrifft.
Fazit: Ein gutes QMS ist klar, nachvollziehbar und nutzbar – nicht kompliziert
Du brauchst kein weiteres Tool, keine Lizenzgebühren und keine technische Komplexität. Was du brauchst: ein gut aufgebautes System, das einfach funktioniert – und SharePoint bringt alles mit, was du dafür brauchst.
Unverbindliche Beratung
Wenn du möchtest, zeigen wir dir gerne in 15 - 30 Minuten, wie ein QMS mit SharePoint in deiner Organisation aussehen könnte. Unverbindlich. Klar. Und mit dem Ziel, dass dein System nicht nur steht – sondern auch lebt.