Ein Intranet, das wirklich genutzt wird
Ein SharePoint-Intranet kann viel – wenn es richtig gemacht ist. Es bringt Struktur in die interne Kommunikation, erleichtert den Zugang zu Informationen und automatisiert Abläufe.
Aber: Viele Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück. Warum?
Oft fehlt der rote Faden. Oder das Intranet wird zu technisch gedacht – und zu wenig aus Sicht der Menschen, die es täglich nutzen.
Wir bei 2sic begleiten Unternehmen seit über 20 Jahren beim Aufbau von SharePoint-Intranets. Was wir dabei gelernt haben? Es sind nicht die Tools, die den Unterschied machen. Es sind die richtigen Entscheidungen am Anfang.
In diesem Artikel findest du 7 zentrale Tipps aus der Praxis. Kurz, konkret und so formuliert, dass du sie sofort anwenden kannst.
1. Klare Ziele, echte Nutzerbedürfnisse
Bevor du mit der Umsetzung startest, frag dich: Was soll das Intranet leisten? Und für wen?
Willst du den Wissenstransfer verbessern? Prozesse digitalisieren? Informationen zentral bereitstellen?
Oft lohnt es sich, diese Fragen gemeinsam mit Nutzenden zu klären – etwa in kurzen Interviews oder Workshops. So vermeidest du, an den eigentlichen Bedürfnissen vorbei zu planen. Und schaffst von Anfang an Akzeptanz.
2. Eine Struktur, die jeder versteht
SharePoint kann viel – aber genau das führt schnell zu Wildwuchs. Eine klare, einfache Struktur hilft, Ordnung zu halten.
Das heisst konkret:
- Inhalte logisch gliedern – nicht zu viele Ebenen
- Wiederverwendbare Komponenten statt Einzellösungen
- Einheitliche Regeln für Ablage, Benennung und Metadaten
So bleibt dein Intranet langfristig wartbar – und deine Nutzenden finden, was sie brauchen.
3. UX ist mehr als Design
Ein gutes Intranet fühlt sich leicht an. Inhalte sind schnell erreichbar, Seiten klar aufgebaut und alles funktioniert.
Worauf es ankommt:
- Selbsterklärende Strukturen
- Visuelle Klarheit
- Einheitliche Bedienung
UX heisst nicht, alles hübsch zu machen – sondern, es den Menschen einfach zu machen. Wir analysieren in unseren Projekten oft zuerst den Alltag der Teams – und entwickeln daraus das passende Interface.
4. Berechtigungen mit System
Kaum etwas sorgt für mehr Frust als zu enge oder zu offene Berechtigungen. Deshalb braucht es ein durchdachtes Konzept:
- Rollen- statt Einzelrechte
- Gruppen und Vererbung richtig nutzen
- Standardisierte Prozesse für neue Sites oder Teams
Ein gutes Berechtigungsmodell spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Sicherheit und Transparenz. Besonders bei grösseren Organisationen ist es sinnvoll, das Thema gemeinsam mit erfahrenen Profis anzugehen.
Die Ansprechpersonen sind gut erreichbar, bieten kompetente Unterstützung und zeitnahe Problemlösungen. Ich freue mich darauf, dass Intranet weiter auszubauen.
Martin Wanger, LAK Liechtensteinische Alters-und Krankenhilfe
5. Workflows, die den Alltag erleichtern
SharePoint bietet zusammen mit Power Automate viele Möglichkeiten zur Automatisierung. Du musst nicht alles digitalisieren – aber die richtigen Abläufe bringen sofort spürbaren Nutzen.
Zum Beispiel:
- Freigaben für Dokumente oder News
- Daten automatisch anreichern und ergänzen mit Metadaten für bessere Auffindbarkeit
- Automatisierte Informationen an spezifische Teams bei Datenänderung oder Löschung
- Automatische Weiterleitungen von Formularen
Wir helfen dir, die wichtigsten Prozesse zu identifizieren – und setzen die passenden Workflows gleich mit um.
6. Architektur mit Blick nach vorn
Ein Intranet ist kein Einmalprojekt. Es verändert sich – mit deinem Unternehmen. Damit du nicht später alles umbauen musst, lohnt sich von Anfang an einen skalierbaren Aufbau:
- Zentrale Navigation
- Trennung von globalen und bereichsspezifischen Inhalten
- Schnittstellen zu anderen Systemen mitdenken
So lässt sich dein Intranet jederzeit erweitern – ohne, dass es instabil oder unübersichtlich wird.
7. Schritt für Schritt – nicht alles auf einmal
Viele Intranet-Projekte verlieren sich im Perfektionismus. Besser: Schnell starten, dann iterativ verbessern.
Ein Minimal Viable Product (MVP) ermöglicht dir einen frühen Go-Live – und damit echtes Feedback aus dem Alltag. Danach kannst du gezielt optimieren, statt im Elfenbeinturm zu planen.
Diese agile Vorgehensweise hat sich in all unseren Projekten bewährt – sie spart Zeit, reduziert Risiken und steigert die Nutzerakzeptanz.
Warum Beratung wirklich hilft
Natürlich kannst du dein Intranet auch allein aufbauen. Aber: Wenn du solche Projekte nicht regelmässig machst, läufst du Gefahr, unnötig Zeit und Geld zu verlieren.
Unsere Erfahrung zeigt: Externe Beratung bringt Struktur, Tempo und Sicherheit – und hilft dir, typische Fehler zu vermeiden.
2sic begleitet Unternehmen jeder Grösse – von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb. Strategisch, technisch und mit klarem Blick fürs Wesentliche.
Aus der Praxis: So arbeiten wir
Unsere Stärken: Nutzerzentrierung, technische Umsetzung, effiziente Projektmethoden.
Nächster Schritt? Erstgespräch buchen
Du planst ein neues Intranet oder willst dein bestehendes verbessern? Dann lass uns sprechen. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo du stehst – und was der beste nächste Schritt für dein Projekt ist.