Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Microsoft 365 – und nutzen dabei Tools wie SharePoint, Outlook oder Teams. Was viele jedoch unterschätzen: Mit Power Automate lassen sich alltägliche Prozesse einfach und effizient automatisieren.
Das reduziert manuelle Arbeit, schafft klare Abläufe und gibt Teams die Möglichkeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Was ist Power Automate?
Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform. Die Lösung ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren – ganz ohne aufwändige Programmierung. Ob Dokumentenfreigaben, Benachrichtigungen, Formulare oder Schnittstellen: Mit Power Automate lassen sich über 600 Systeme verbinden – darunter SharePoint, Outlook, Excel, Dynamics, OneDrive und viele mehr.
Typische Automatisierungen, die sofort echten Mehrwert schaffen
Dokumentenfreigaben automatisieren
Ein neues Dokument wird in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt – automatisch startet ein Genehmigungsprozess. Beteiligte erhalten Benachrichtigungen, Entscheidungen werden protokolliert, der Freigabestatus ist jederzeit einsehbar.
Fristen im Blick behalten
Läuft ein Vertrag, eine Aufgabe oder ein Zertifikat aus? Power Automate erinnert automatisch an bevorstehende Termine – auf Wunsch auch mit Eskalationslogik bei fehlender Reaktion.
Formulare digitalisieren
Anträge, Feedback, Änderungsmeldungen: In Kombination mit Power Apps können strukturierte Formulare erstellt werden. Power Automate verarbeitet die Eingaben sofort weiter – inklusive Benachrichtigung, Ablage und Folgeaufgaben.
Aufgabenverteilung automatisieren
Neue Projekte oder Ereignisse lösen automatisch Aufgaben aus: Zuständigkeiten werden festgelegt, Deadlines gesetzt und das Team bleibt informiert – zum Beispiel über Planner, Outlook oder Teams.
Berichte automatisch erstellen und versenden
Daten aus SharePoint oder Excel werden in vordefinierten Intervallen zusammengefasst, in ein PDF-Dokument exportiert und an die relevanten Personen gesendet – ohne manuellen Aufwand.
Du willst wissen, wo sich bei dir Automatisierungspotenzial verbirgt?
Lass uns darüber sprechen – praxisnah, lösungsorientiert und auf Augenhöhe.
Praxisbeispiel: Vertragsmanagement automatisieren
Ein Unternehmen verwaltet seine Verträge in einer SharePoint-Liste – mit Angaben zu Partner, Betrag, Laufzeit und nächster Kündigungsfrist.
Die Automatisierung übernimmt:
- Erinnerung an die zuständige Person 60, 30 und 7 Tage vor Fristablauf
- E-Mail an Teamleitung, wenn keine Reaktion erfolgt (Eskalation)
- Archivierung oder Verlängerung nach definierter Entscheidung
- Automatische Ablage der Vertragsversion im richtigen Ordner
Ergebnis: Keine verpassten Fristen mehr. Kein manuelles Kontrollieren von Excel-Listen. Und alle Beteiligten bleiben informiert – ganz automatisch.
Du möchtest einsteigen in die Welt von Power Automate?
Dann starte mit unserem Leitfaden als Arbeitsvorlage für die ersten drei Prozesse.
Praxisleitfaden PowerAutomate
Fazit: Klein starten – gross profitieren
Power Automate ermöglicht dir, Prozesse direkt dort zu optimieren, wo sie stattfinden – in den Systemen, mit denen dein Team bereits arbeitet. Viele Automatisierungen lassen sich ohne grossen Aufwand umsetzen – und bringen sofort spürbaren Nutzen.
Wie wir dich unterstützen
Als Microsoft-Partner und SharePoint-Spezialisten helfen wir dir:
- Prozesse zu identifizieren, die sich automatisieren lassen
- Flows sinnvoll zu strukturieren und umzusetzen
- Bestehende SharePoint-Lösungen zu erweitern
- Mitarbeitende einzubeziehen und die Akzeptanz zu stärken