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Thomas Lendi SharePoint SharePoint als Dokumentenmanagement Software – 7 Tipps für eine optimale Einführung

SharePoint als Dokumentenmanagement Software – 7 Tipps für eine optimale Einführung

Viele Unternehmen nutzen SharePoint – aber nur wenige schöpfen das volle Potenzial aus. Dabei lässt sich mit der Microsoft 365 Plattform mehr als nur eine Dateiablage aufbauen: Ein strukturiertes, nachvollziehbares und benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem (DMS).

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du SharePoint gezielt als DMS nutzt – ohne neue Software einzuführen.

Das Problem mit klassischen Dateiablagen

Ordnerstrukturen in Netzlaufwerken oder unübersichtliche Ablagen in SharePoint-Teamsites sind nach wie vor Alltag. Die Folge:

  • Dokumente werden doppelt gespeichert oder überschrieben
  • Zuständigkeiten sind unklar
  • Versionen verschwinden oder sind nicht nachvollziehbar
  • Fristen, Freigaben oder Lesebestätigungen werden manuell nachverfolgt – wenn überhaupt

Spätestens wenn ein Audit ansteht oder Prozesse dokumentiert werden müssen, wird klar: So funktioniert modernes Dokumentenmanagement nicht.

Warum SharePoint ideal als DMS ist – wenn man es richtig einsetzt

SharePoint bietet bereits viele Funktionen, die man von einem professionellen DMS erwartet nur nutzen viele sie nicht oder kennen sie gar nicht:

  • Versionierung mit Änderungsverlauf und Wiederherstellung
  • Berechtigungen nach Rolle, Abteilung oder Standort
  • Workflows zur Dokumentenlenkung, Genehmigung oder Lesebestätigung
  • Transparente Ablage mit Metadaten, Filtermöglichkeiten und Navigation
  • Integration in Outlook, Teams und OneDrive
  • Automatisierungen mit Power Automate

Was ein gutes DMS mit SharePoint ausmacht

Ein DMS ist nicht einfach eine schönere Dateiablage. Es hilft dir, Dokumente sicher zu verwalten, nachvollziehbar zu lenken und korrekt bereitzustellen. Und genau das kannst du mit SharePoint erreichen – wenn du folgende Aspekte beachtest:

  • Struktur statt Ordnerchaos: Ablage nach Prozessen, Normen oder Abteilungen – nicht nach beliebigen Ordnernamen.
  • Verantwortlichkeiten statt Zufall: Wer darf lesen, wer ändern, wer freigeben? Rollenbasierte Rechte sind Pflicht.
  • Nachvollziehbarkeit statt Excel-Listen: Was wurde wann geändert? Wer hat es gelesen? Wo steht der Freigabeprozess?
  • Einfachheit statt Schulungsaufwand: Dein DMS muss intuitiv nutzbar sein – sonst wird es umgangen.
  • Freigaben automatisieren: Mit Power Automate können Genehmigungen und Lesebestätigungen digital und nachvollziehbar gesteuert werden.
  • Versionen kontrollieren: SharePoint zeigt jederzeit, welche Dokumentenversion die gültige ist – mit vollständigem Verlauf.
  • Nutzer einbeziehen: Ein DMS lebt davon, dass es im Alltag genutzt wird – binde deine Teams von Anfang an ein.

Wie du herausfindest, ob SharePoint für euch das richtige DMS ist

Wenn du dir unsicher bist, ob euer aktuelles System die Anforderungen erfüllt – oder ob SharePoint wirklich eine Alternative ist –, dann hilft dir unsere kostenlose Checkliste.

Darin findest du Fragen zu:

  • Struktur & Auffindbarkeit
  • Rechte & Zugriff
  • Freigaben & Workflows
  • Versionierung & Nachweise
  • Benutzerfreundlichkeit & Nutzung im Alltag

 

Checkliste „Ist dein Dokumentenmanagement bereit für SharePoint?“

Hier kostenlos herunterladen

Unser Fazit: SharePoint kann mehr – wenn du es richtig einsetzt

Ein gutes DMS muss nicht kompliziert oder teuer sein. Wenn du bereits mit Microsoft 365 arbeitest, hast du die passende Plattform schon. Wir helfen dir, daraus ein durchdachtes System zu bauen:

Klar strukturiert, Technisch stabil, Nutzerfreundlich & nachvollziehbar, Ohne unnötige Tools oder Insellösungen

 

Du willst Klarheit über eure DMS-Struktur?

Dann vereinbare jetzt ein unverbindliches Erstgespräch – und erfahre, wie du SharePoint in deinem Unternehmen als vollwertiges DMS nutzen kannst. Unverbindlich. Konkret. Persönlich.

 

Thomas Lendi

Als Designer stehe ich auf alles was Design betrifft. Dazu gehört, immer am Ball zu bleiben, Trends zu erschnuppern und Regeln zu brechen. Bei der 2sic führe ich das Webteam, komme als Senior Designer zum Einsatz, habe Spass bei der Umsetzung von Layouts in HTML und SASS, bin Online Marketing affin und für das Team Ansprechpartner und "Mutti"

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