Desk-Sharing ist ein modernes Arbeitsmodell für dein Unternehmen, um deine Ressourcen optimal zu nutzen. Wir unterstützen regelmässig Kunden bei der Einführung von Desk-Sharing und zeigen dir, was du für eine reibungslose Einführung beachten musst.
Desk-Sharing etappenweise einführen: Schritt für Schritt
Bei der Einführung von Desk-Sharing einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten, empfehlen wir das Vorgehen frühzeitig zu planen und die Mitarbeiter in Etappen mit einzubeziehen. Folgender Ablauf hat sich bei der Umsetzung gut bewährt.
- Mitarbeitende informieren
Informiere deine Mitarbeitenden bevor du mit der Planung zur Einführung, des Desk-Sharing Arbeitsmodells beginnst. Lass sie Ideen zur Gestaltung der Co-Working Spaces miteinbringen. Dies erhöht die Akzeptanz gegenüber der Shared Desk Umsetzung.
- Büroräume umgestalten
Plane die Nutzung deiner Büroräume. Überlege wie viele Arbeitsplätze du dank Desk-Sharing einsparen kannst. Denk daran, dass Rückzugsmöglichkeiten geschaffen werden und Sitzungsräume vorhanden sind.
- Arbeitsplätze richtig ausstatten
Mach zuerst ein Inventar der Ausstattung aller Arbeitsplätze in deinem Unternehmen. Wo kannst du Mobiliar und Hardware einsparen? Lege eine Grundausstattung der Arbeitsplätze fest, wie z.B. Laptop Docking Station, Bildschirm, Tastatur und Maus.
- Prozesse definieren
Definiere die internen Abläufe rund um die Arbeitsplatzbuchung mit und für deine Mitarbeitenden. Als Beispiel:
- Jeder ist selbst für die Buchung seines Arbeitsplatzes zuständig
- Zwingende Angaben bei der Buchung sind: …
- Der Arbeitsplatz muss bis spätestens 18 Uhr für den Folgetag reserviert sein
- Wird ein Arbeitsplatz nicht benötigt, muss dieser bis spätestens am Vortag um 16 Uhr wieder storniert bzw. freigegeben werden.
- Bei Krankheit oder Unfall gibt das HR nach Eingang der Abwesenheitsmeldung den gebuchten Arbeitsplatz frei
- Shared Desk digital verwalten
Um die Arbeitsplätze optimal auszunutzen, ist es unumgänglich diese digital zu verwalten. 2reserve ist eine Desk-Sharing-Software, mit der deine Mitarbeitenden mit wenigen Klicks einen Arbeitsplatz für einen gewünschten Arbeitstag reservieren können. Die Arbeitsplatz-Buchungssoftware spart Zeit, ist einfach anzuwenden und garantiert eine bestmögliche Auslastung deiner zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze. Die komplette Administration wird dir abgenommen und dank Schnittstellen zu Exchange und Outlook wird eine Reservation einfach im eigenen Kalender angezeigt. Erfahre jetzt mehr zu 2reserve unter: www.2reserve.ch
- Eine Hausordnung erspart Kummer und Sorgen
Wie in jeder Gemeinschaft macht es Sinn, grundlegende Regeln einzuführen, die allgemein gültig sind. Wir denken hier an eine Art Hausordnung. Niemand mag es, wenn er «Gipfeli-Krümel» vom Vorgänger in seiner Tastatur oder klebrige Ringe vom Cola-Becher auf dem Schreibtisch vorfindet. Einige Grundregeln schaffen hier einfache Abhilfe und helfen, Konflikte so gut wie möglich zu verhindern.
Wir wünschen gutes Gelingen beim Einführen des Desk-Sharing-Modells. Eine kostenlose Desk-Sharing Checkliste für den Start deines Flex Desk Projektes findest du unter: https://azing.org/2sic/r/lDY1FjxR
Zur einfachen, digitalen Verwaltung empfehlen wir 2reserve – das online Arbeitsplatz-Reservationssystem: www.2reserve.ch/desk-sharing