Qualitätsprobleme sind der Untergang jedes Unternehmens, denn sie vergeuden Zeit und Geld. Deshalb etablierte die Industrie schon vor hundert Jahren das Qualitätsmanagement. Aber heute arbeitet ein Grossteil unserer Volkswirtschaft als Schreibtischtäter, und verwaltet die Qualität nach Prinzip Hoffnung. Besonders jetzt mit verstärktem Home-Office rächt sich das – und keiner weiss, wo die Ressourcen verloren gehen. Wir brauchen deshalb dringend Qualitätsmanagement am Arbeitsplatz!
Unsere Mitarbeiter brauchen Hilfsmittel für drei Aspekte
"Das Richtige tun (#1) auf die richtige (#2) und nachvollziehbare (#3) Art und Weise".
Zusätzlich müssen wir sicherstellen, dass diese Hilfsmittel auch gefunden (#4), genutzt (#5) und stetig verbessert werden (#6).
Neben einer guten Arbeitsmoral brauchen wir also Hilfsmittel um Wissen, Pendenzen und Arbeitsfortschritt festzuhalten. Für viele Mitarbeiter ist der Posteingang die Pendenzenliste (also "das Richtige tun" #1). Und aus der PC-Steinzeit kennt man Word und Excel (für #2 und #3).
Das ist noch kein System...
Nun sind wir mal ehrlich, ein System ist das bei weitem nicht. Besonders Aspekte #3 und #4 (es wird gefunden und genutzt) bleiben auf der Strecke. Aber wusstest du, dass heute fast jede Firma neben Word und Excel auch SharePoint besitzt? Damit kann man in kurzer Zeit jene Dokumente kategorisieren und gezielt einsetzen. Ein Poweruser kann sogar Abläufe einrichten, die Word-Checklisten für jede Nutzung kopiert und mit Aufgaben verbindet, was bei der Nachvollziehbarkeit hilft. Wer das umsetzt, hat bereits ein einfaches System, welches die Punkte #1 bis #5 abbildet.
Hier eine Checkliste, die dir dabei helfen wird.
Noch einfacher und mobil geht es, wenn du auf Word und Excel verzichten kannst. Online-Tools wie Asana und Trello konzentrieren sich auf Pendenzen und Nachvollziehbarkeit, während azing.org den Fokus auf Qualität, Checklisten und vernetzte Abläufe setzt. Alle diese Tools sind kostenlos – also unbedingt ausprobieren.
Nun liegt es an dir
Wirst du dir vornehmen, dies anzugehen – und sofort wieder vergessen? Oder schreibst du dir ein Post-It, damit es nicht untergeht? Oder besser noch: gleich loslegen - z.B. mit dieser Checkliste.
Viel Erfolg und liebe Grüsse
Daniel